個人情報保護方針

個人情報保護体制

1. 東芝企業年金基金（以下　基金）は、個人情報保護法および関連する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。また基金は『個人情報保護管理規程」（以下、規程）』を制定し、着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
2. 基金は、個人情報の取扱いに関して規程に基づき、総括的な責任を有する個人情報保護責任者が、実施責任者を指名し、個人情報を適切に管理するとともに、規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
3. 基金は、皆さまからの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。

基金が保有している個人情報および特定個人情報

1. 人事情報

   加入者番号（従業員番号）、氏名、生年月日、性別、電話番号、住所、異動履歴、退職金情報、家族情報　等

2. 企業年金情報

   加入年月日、脱退年月日、標準報酬月額、資格給（役割給）、年金額、年金証書番号、振込口座、年金裁定・額改定記録、一時金裁定・ 支払記録、現況確認　等

3. 厚生年金情報

   基礎年金番号、代行年金額、年金支給停止情報、厚生年金基金連合会への中途脱退に関する情報　等

4. その他

   個人番号（特定個人情報）、所得税等の源泉徴収に関する情報　等

基金が保有している個人情報および特定個人情報の利用目的

1. 掛金徴収に関する事項

   加入者資格の取得・喪失、掛金の算出・納入告知、本人拠出掛金の算出・納入告知に関する業務　等

2. 年金・一時金支払いに関する事項

   年金・一時金額の試算・裁定・支払、遺族一時金の支給に関する業務、年金相談業務　等

3. その他

   事業所の新規加入・任意脱退、権利義務の承継、代行返上に伴う補填、相続税法・地方税法・所得税法に基づく源泉徴収に関する業務および源泉徴収票の作成事務、遺児育英資金の支給、弔慰金の支給、基金及び事業所の予算または決算策定　等
   ※個人番号は、税務当局や市区町村等への提出が必要な法定調書の作成に係る事務に限り利用します。

基金における個人情報保護のための取り組み

1. 個人情報は限られた目的で利用します。

   基金は、年金や一時金を給付することで、公的年金とともに皆さまの老後の生活の安定と福祉の向上を目指す組織です。基金は、この目的を達成する範囲内においてのみ、皆さまの個人情報を利用します。具体的な利用目的は、前項の「基金が保有している個人情報および特定個人情報の利用目的」に記載のとおりです。

2. 個人情報を取得するときは利用目的をお知らせします。

   基金が、皆さまから書類等を提出していただく場合は、必ずその利用目的等を明記した書類を添付し、その個人情報の利用目的をお知らせします。

3. 個人情報は適正に取得し、正確にするよう努めます。

   偽りやその他不正な手段によって個人情報を取得しません。また、常に、取得した個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めます。
   なお、個人番号の収集は、年金受給中の方は企業年金連合会（以下「連合会」）を通じて国から、退職時に基金の一時金を受給される方は実施事業所から受領します。連合会および実施事業所から受領できなかった方は、書面にて基金が直接取得します。
   ※連合会を通じて個人番号を取得する方法は、法令によって認められています。

4. 個人情報を安全に管理し、情報を扱う職員・委託先を監督します。

   個人情報の安全管理のため、組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を講じます。基金の職員に対しても、定期的に個人情報の安全管理のための教育や研修を行ない、特定個人情報等の適正な取扱いを図ります。委託先についても個人情報、特定個人情報の管理体制が十分であることを確認して委託先を選定します。
   また、委託先が再委託するときには基金の許諾を得る必要があり、基金としても必要かつ適切な監督を行うことにより、皆さまの個人情報保護に努めます。

5. 個人データの第三者への提供については、ルールに基づいて行ないます。

   基金では、皆さまの同意がない場合は、第三者へ皆さまの個人情報を提供しません。ただし、次の2つについては、皆さまの個人情報の利用目的範囲内においてのみであれば、皆さまの同意無しに個人情報を第三者へ提供することがあります。

   ① 業務を委託する場合

   各金融機関に対する年金振込業務、各種通知類の発送業務、年金計算システムの開発業務等の委託を行います。

   ② 実施事業所への提供または共同利用

   皆さまへの年金給付や一時金給付を確実に行うために、皆さまの個人情報のうち、次の内容については、第三者に該当する実施事業所【基金に加入している会社】へ提供または共同利用することがあります。
   
   

   （ア） 掛金を確認するために必要な個人情報
   （イ） 基金が給付する年金や一時金の金額を確認するために必要な個人情報
   （ウ） 基金の財政や皆さまの会社の財政を把握するために必要な個人情報
   なお、特定個人情報は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供することはありません。
   
   

6. 廃棄

   特定個人情報については、利用目的を果たした際には速やかに廃棄いたします。また、保存期間のある法定調書は保存期間満了後、速やかに廃棄いたします。

7. 皆さまより本人が個人情報の開示、訂正、削除の請求があったときは、規程に従い対応します。

   原則として皆さまからの基金が保有している個人データの開示等の請求については、書面で受け付け、書面で開示します。万が一、開示等ができない場合は、理由の説明を行うとともに、苦情等をいただいた場合には、適切かつ迅速な処理を行います。

個人情報に関する皆さまの権利

1. 皆さま自身の個人情報について、個人情報保護法上、次の3つを請求する権利が認められています。

   ① 個人情報利用目的通知・開示請求

   ② 個人情報訂正請求

   ③ 個人情報利用停止・削除等請求

2. 上記のいずれかの請求を行うことを希望される場合は、手続き等が必要となりますので、個別に基金にお問い合わせ願います。

サイトでの個人情報の取扱いについて

1. サービスご利用上の注意点

   基金がご提供する一部のサービス（基金が運営するサイトのサービスを含む）では、個人情報をご提供いただけない場合はご利用できないものがありますので、あらかじめご了承ください。

2. 通信の暗号化

   皆さまから個人情報をご提供いただく場合は、そのサイトにSSL(Secure Sockets Layer) /TLS (Transport Layer Security) などの通信の暗号化技術を使用し、個人情報を保護します。なお、SSL/TLSなどに対応していないブラウザをご利用の場合は、当該ページにアクセスできない場合がございます。

3. リンクについて

   基金のサイトからリンクしている他社のサイトにおけるお客様の個人情報の安全確保については、基金が責任を負うことはできません。
   リンク先の他社サイトの個人情報保護方針等をご確認ください。

個人情報保護方針の見直しについて

個人情報に関するお問い合わせ先